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会议前期
1、与会议主办者洽谈。
2、向会议主办方提供会议接待策划方案和报价。
3、邀请会议主办者实地考察会议举办场所。
4、与会议主办者确认会议接待方案。
5、与会议主办者签订会议接待标准合同。
6、确认会议主办者预付会议订金事宜。
7、在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例及会议接待手册。
8、准备会议资料。（含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼 仪、翻译、通讯及文秘服务。）
会议接待准备工作
9、机场、码头、车站：专人、专车分批分时段按要求接站。
10、会议酒店现场：会议秘书分发会议资料，来客接待。
11、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。
12、会议秘书在会议接待（报到）处协助会务组确认和分发房间，确认VIP用房及整理记录有关信息。协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。
13、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。
14、提前确认会议代表（客户）的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式。
15、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱安排事宜（日程安排、房餐车导游 等安排）。
16、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。
17、确认特殊客人（含领导、少数民族代表、VIP、残障代表及家属等）的安排及接待工作。
18、协调会议期间的交通工具的安排。
19、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。
会议餐饮服务
1．预计多少人?是槕餐还是自助餐
2．餐品及种类标准确认
3．是否排放主桌和其他桌要如何摆饰?
4．如果采用自助餐，主桌人也自行取用，还是请服务人员先给他们盘子?
5．是否需要预留其他位子给贵宾(如果需要，在邀请函中就要告诉他们桌号或者派人在门口迎接)?
6．是否要收取餐券?事先告诉宴会经理并提供"餐券样本"。
7．如果来的人没有餐券应如何处理?
8．是否在主桌的人也要求给餐券?
9．是否在宴会厅外面放置报到桌或接待桌?
10．晚宴的菜单、节目表是否放在桌上或是在入口处分发?
11．是否另外需要一个房间让贵宾们在晚餐前休息?
12．有无少数民族、素食等特别安排，如果有最好事先告知。
选择会议场地点及酒店位置
你在选择场地时需要注意哪些事项，如此更能帮助你正确选择适当的开会场地。
1．费用(成本)与便利性。
2．是否邻近机场。
3．轿车或出租车是否足够。
4．如果需要，接送交通工具是否充足，费用情况。
酒店环境
1．当地有何观光点。
2．购物。
3．休闲活动。
4．天候状况。
5．环境是否良好。
6．餐厅。
7．当地治安是否良好。
8．社区经济状况。
9．当地给予外界的评价、过去会议举行情况。
10．当地会议局或观光旅游局支持与服务情况。
11．会议周边供应厂商的经验、设备是否足够，如视听器材公司、展览公司、事务机器公司与安全方面。
酒店设备
1．警卫人员与服务人员是否友好、做事效率如何。
2．大厅(lobby)是否整洁，吸引人。
3．报到处是否容易找到：
4．当人数众多时是否有足够的电梯设备。
5．询问处是否全天候有人值班。
6．立即回复有关电话询问，尽速转送留言。
8．舒适、整洁的饭店住房：现代化冲浴设备。充足光线。
足够的衣橱空间与衣架。烟雾警示器。火灾逃生资料是否清楚。
标准房与豪华房的大小。是否有特别楼层提供特殊服务。
豪华套房的数量与形式，客厅、卧室尺寸和睡床类型的简介。
订房的程序和方法。房间类别，如高楼层或低楼层， 每一种类别的房间数。
有多少房间数可以使用，如果需要，对早来晚走的与会者如何处理。会议房价与一般房价如何。
何时能提供确定的会议房价。是否需要保证数量与订金。进房与退房的时间。什么时间取消已预订的房间
付款方式..接受哪几种信用卡。万一取消订房，退款方式为何。
会议室的选择
1．会议室尺寸(面积)。
2．当会议室做不同座位安排时，其容量如何。
3．会议室隔音设备是否良好。
4．电源开关、冷暖气控制是否单独分开。
5．会议室的音响效果，是否有良好音响系统。
6．固定设备如黑板、投影及银幕。
7．障碍物如圆柱。
8．视听设备：
(1)视听效果，是否后座的人可以看到银幕。
(2)会议室天花板高度。
(3)是否有装饰灯架。
(4)装饰的镜子是否会反光。
(5)是否有窗帘遮住窗户光线。
(6)电源控制位置。
9．火灾逃生口。
10．公共区域是否整洁。
11．相同性质的会议室是否在同一层楼或分在不同楼层举行。
12．房间和公用电话是否很方便。
13．洗手间数量、位置，是否干净。
14．衣帽问数量、位置。
15．设备：桌子：①1．83米宽x 2．44米长。②一般教室桌宽38．1~45．7厘米。
(2)椅子：舒适并适合较长会议使用。
(4)讲台：站立式讲台。有灯光的讲台。
会议后期工作
1、会务服务的总结、评估、会议主办者的意见反馈及处理工作。
2、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录。
3、与会议主办者的费用结算工作。
4、按会议主办者要求做好欢送代表工作。
会议期间提供的温情服务
1、接站：向到达的每一位代表详尽介绍，让代表一到达会议目的地就对当地有所了解。免费提供会议接站用车的车头牌等。 向每一个房间有偿提供欢迎果蓝服务。
2、报到：向开会的每一位代表和客人送上会议服务指南，礼品（内容由会议主办者定），当地正规出版的
地图，酒店服务指南，会后考察服务指南等资料。
3、开会：向80人以上会议免费提供步话机或区域手机，保持最佳沟通状态，实现“无缝隙服务”。
提供会议秘书全程跟踪服务，参与会议接待工作的全过程，并服从会务组的工作安排。
有偿提供精美的酒店大门口欢迎横幅和会议室横幅及代表胸卡（内容由会议主办者定）。
有偿提供集体合影照和全程跟踪摄影服务。
免费提供行李和贵重物品酒店寄存服务。
提供委托各类信息收集服务。
4、考察：向考察的每一位代表和客人每一天送上2瓶本地名牌矿泉水。
向考察的每一位代表和客人提供太阳帽一顶。
每辆考察用车内配备“应急箱”一个，配备创可贴、风油精等常用应急物品。
提供二次考察服务。
5、票务：提供返程机、车、船票订票业务，免费送票。
提供其他委托代办服务。
6、送站：提供专人送站服务
提供委托统一退房、延时退房、续住服务。
提供VIP和特殊客人专人专车送站服务。
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